Automatyczna i kontrolowana komunikacja z klientem

System automatycznie wysyła powiadomienia do klientów biura poprzez wiadomości e-mail oraz sms. Procedura jest w pełni konfigurowalna, co pozwala w znacznym stopniu weliminować błędy pracownika. Zachowywana jest pełna historia komunikacji.

Koordynacji zadań biura rachunkowego wykonywanych na rzecz klientów

Automatyczne zlecanie zadań pracownikom biura według ustalonego schematu.

Prezentacji on-line wyników pracy biura na rzecz klienta bez zaangażowania pracownika

Klient biura rachunkowego może dokonać wglądu do swoich danych i wyników on-line poprzez przeglądarkę internetową.

Fakty:

• Klienci oczekują wiadomości o zobowiązaniach podatkowych dostarczonej przez Biuro, często jeśli z różnych często niezawinionych powodów biuro nie dostarczy takiej informacji bezpośrednio spotyka się z zarzutem braku profesjonalizmu,
• Preferowana forma odbioru wiadomości : SMS, 
• Poza wiadomością SMS klient b. często oczekuje równoległej informacji przesyłanej drogą mailową,
• Większa liczbą kanałów dystrybucji wiadomości zwiększa prawdopodobieństwo otrzymania przez Klienta informacji co do zapłaty podatku,
• Eliminuje to ewentualne nieporozumienia w razie braku terminowej zapłaty podatku,
• W przypadku, gdy Klient przypomina sobie „na 5 minut” przed terminem o podatku – tłumaczy się stwierdzeniem, że nie dostał żadnej wiadomości oraz oczekuje że Biuro powiadomi o o tym w dowolnym momencie, co dezorganizuje czas pracowników biura,
• Zadania wykonywane w biurze typu wpisywanie dokumentów źródłowych , przygotowywanie deklaracji podatkowych, terminowość składania ich do urzędów wykonywane są wg rożnego różnego rodzaju list, zestawień, jakie prowadzi biuro czy to w arkuszu kalkulacyjnym czy w innej formie, często jest to forma nieskuteczna a zawsze zajmująca dużo czasu pracownikom czy właścicielom biura,
• Biura borykają się często z koordynacją zadań, Klient dostarczając dokumenty oczekuje wyniku podatkowego w odpowiednim terminie , nie prowadząc zestawień kto w jakim terminie przekazał dokumenty powstaje problem kto ma mieć pierwszy wynik podatkowy,
• W sporach z klientami czy też rozmawiając o współpracy ( np. przy okazji zmiany ceny ) biuro nie ma statystyki kiedy klient miał przygotowany wynik podatkowy ile razy f-ry do zaksięgowania oddał po umówionym terminie , ile razy biuro musiało zmieniać wyliczenia podatkowe za dany miesiąc,
• Wewnątrz biura pojawia się wiele zadań, egzekwowanie ich terminowość sprawia często problemy organizacyjne,
• Myśląc o księgowości on-line Klient nie do końca chce korzystać z systemów księgowych ale zawsze zainteresowany jest podglądem swoich zadań w obrębie biura , podobnie jak w bankowości.

Nasze rozwiązania:

• Pracownik biura nie wysyła wiadomości o podatkach, wiadomość wysyła system,
• Pracownik biura wykonuje zadanie w systemie „wylicz podatek” system przy wykonaniu zadania pyta o wielkość zobowiązań , po wykonaniu zadania system wysyła sms oraz e-maili na tyle adresów ile Klient zgłosił jako właściwe do tej informacji. Każda wiadomość ma ustalony identyczny format jest podpisana przez pracownika wykonującego zadanie,
• W przypadku gdy wiadomość nie może być dostarczona z przyczyn niezależnych od biura ( np klient zmienił adres mailowy ) system przysyła do pracownika biura wiadomość z informacją o błędzie,
• Wraz z wysłaniem wiadomości o wysokości zobowiązań podatkowych, wartości te system dodaje do tabeli płatności,
• Klient logując się do systemu on-line może w każdej chwili sprawdzić wielkość tych zobowiązań nie absorbując pracowników biura,
• Dla biur korzystających z systemów Comarch Optima proces wysłanie wiadomości o zobowiązaniach podatkowych jest w 100% automatyczny (wiadomość zostaje wysłana po zamknięciu deklaracji w systemie księgowym).

Zbudowaliśmy system gdzie przy minimum wkładu ze strony użytkownika uzyskujemy maksimum korzyści dla biura i dla jego klientów. System po wdrożeniu zaczyna żyć własnym życiem:

• Przypomina o terminach podatkowych,
• Raportuje do Przełożonego o niewykonanych zadaniach przez Pracowników biura,
• Przypomina który Klient nie dostarczył dokumentów w umówionym czasie i wiele innych zgodnym z wymogami i oczekiwaniem użytkownika,
• Dodając „ręcznie” jedno zadania pojawiają się automatycznie kolejne czy to po wykonaniu kolejnego zadania , czy po upływie czasu od jego dodania,
• Mamy przejrzysty dostęp do podglądu zadań i wyszukania wykonanych nie wykonanych planowanych po terminie itd.
• Pomimo dużej ilości zadań w systemie widok listy jest czytelny – każdy widzi zadania niewykonane dedykowana dla siebie z podziałem na grupy zadań,
• Możemy w łatwy sposób udostępnić klientowi podgląd zadań biura w obrębie jago firmy i zadań jakie chcemy żeby widział.